İZMİR – BHA
Kamu kurumlarında uzun yıllardır sürdürülen geleneksel makam odası anlayışının yerini ortak çalışma kültürünün almaya başladığı İzmir Büyükşehir Belediyesindeki açık ofis uygulaması, ziyaretçilerin dikkatini çekiyor.
MİA Haber İmtiyaz sahibi ve aynı zamanda Türk İnternet Medya Birliği (TİMBİR) Genel Başkan Yardımcısı Cengiz Aksan, İzmir programı çerçevesinde ziyaret ettiği İzmir Büyükşehir Belediyesinde karşılaştığı açık ofis çalışma alanını değerlendirdi. Aksan, yaklaşık bir yıl önce uygulamaya konulan çalışma modelinin yalnızca fiziksel bir dönüşüm olmadığını, aynı zamanda belediye yönetiminde iletişim ve koordinasyon anlayışını da yeniden şekillendirmeyi amaçladığını vurguladı.
80 yönetici, 900 metrekarelik ortak alan
İzmir Büyükşehir Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay’ın öncülüğünde hayata geçirilen bu uygulama sayesinde, belediye başkanı, genel sekreter, genel sekreter yardımcıları, daire başkanları ile belediye şirketlerinin genel müdürlerinden oluşan yaklaşık 80 kişilik yönetim kadrosu, Kültürpark’taki 900 metrekarelik ortak çalışma alanında bir araya geliyor.
Geleneksel makam odalarının yerini ortak çalışma masalarının aldığı bu sistemde, yöneticilerin aynı düzlemde görev yaptığı görülüyor. Bireysel sekreterlik ve hizmet anlayışının yerini ortak hizmet düzeninin aldığı uygulama, mevcut ofis eşyalarının yeniden değerlendirilmesi ile de öne çıkıyor.
Bürokratik mesafe yerine doğrudan iletişim
Açık ofis sisteminin en önemli faydalarından birinin yöneticiler arasındaki iletişimi kolaylaştırması olduğuna değinen Aksan, farklı birimlerin aynı atmosferde bulunmasının koordinasyon açısından büyük bir avantaj sağladığını belirtti.
Aksan’a göre bu uygulama; birimler arasındaki etkileşimi artırması, yöneticilerin birbirlerine daha hızlı ulaşabilmesi ve farklı bölgelerdeki birimler arasında yaşanan zaman kaybını azaltması bakımından önemli bir rol oynamaktadır.
Vatandaşlar açısından da önemli bir yaklaşım sunduğunu ifade eden Aksan, üst düzey yöneticilerle iletişimin kolaylaşmasının belediye hizmetlerine erişim açısından olumlu bir adım olduğunu dile getirdi.
“Her belediye bu modeli değerlendirmeli”
İzmir Büyükşehir Belediyesinde gözlemlediği açık ofis uygulamasının diğer yerel yönetimler tarafından da incelenmesi gerektiğini belirten Aksan, bu sistemin kamu kaynaklarının daha etkin kullanımı, ortak çalışma kültürünün geliştirilmesi ve hizmet süreçlerinin hızlandırılması açısından bir örnek teşkil edebileceğini kaydetti.
Aksan, değerlendirmesini şu sözlerle sonlandırdı:
“Geleneksel makam odası yerine Açık Ofis sistemi. Tüm yöneticiler aynı alanda! Geçtiğimiz gün İzmir programımız çerçevesinde Büyükşehir Belediyesi’ni ziyaret etmiş bulunmaktayım. Gördüğüm ve diğer belediyeler tarafından örnek alınması gerektiğine inandığım bir uygulamayı aktarmak istiyorum. Açık ofis sistemi, Başkan Dr. Cemil Tugay tarafından yaklaşık bir yıl önce başlatıldı. 80 üst düzey yönetici, Kültürpark’taki 900 metrekarelik ortak çalışma alanında bir araya getirildi. Klasik makam odası düzeninin yerine doğrudan iletişim, hızlı karar alma ve ortak çalışma ile vatandaşın işleri kolaylaştırılmaya çalışılmış. Bu çalışma sistemiyle bürokratik süreçler azalmış, belediye birimleri arasındaki koordinasyon güçlenmiş, hizmet verimliliği artmış ve mevcut kaynaklar daha etkin bir biçimde kullanılmaya başlanmış. Açık ofis modeli ile vatandaşın üst düzey yöneticilerle bir araya gelmesi de kolaylaştırılmış. Sistemin en büyük faydası, farklı bölgelerdeki birimler arasında gidip gelme zahmetini ortadan kaldırması. Sonuç olarak, bu model gerçekten iyi düşünülmüş ve bence her belediye tarafından uygulanmalı.”
